Viele Unternehmen mussten schon die Erfahrung machen: Ohne die Bereitschaft der Mitarbeiter lässt sich die Digitalisierung nicht angehen und das Potential wird nicht genutzt. Die Vorteile scheinen zwar in der Theorie klar zu sein, aber nicht jeder im Team sieht sie sofort – und manche schauen sogar aus Prinzip lieber weg, weil sie sich vor Veränderungen fürchten.
Doch es gibt Möglichkeiten, damit Chefs nicht alleine dastehen, wenn sie neue Tools und Prozesse einführen möchten. Wir schauen darauf, warum Widerstand innerhalb der Firma überwunden werden kann, wenn die richtigen Argumente dafür genannt werden. Ein offenes Ohr für die Probleme und Sorgen der Mitarbeiter ist dabei ratsamer als große Veränderungen, die von oben herab ins Unternehmen gedrückt werden.
Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung sind nicht untypisch
Veränderungen am Arbeitsplatz sind manchmal ein bisschen so wie neue Schuhe: Sie drücken erst etwas, bis man sich daran gewöhnt hat, sie regelmäßig zu tragen. Aber dann sind sie eigentlich bequem.
Der Vergleich hinkt jedoch an einer Stelle: Mitarbeiter empfinden bei der Digitalisierung wohl hoffentlich keinen richtigen Schmerz, sondern es sind eher Unsicherheiten, die ihnen zu schaffen machen. Wie kann man diese überwinden?
Um der Quelle dieser Unsicherheiten auf den Grund zu gehen, sollte man zunächst noch einmal verinnerlichen, was die Digitalisierung kennzeichnet und welche Vorteile, aber auch Veränderungen damit einhergehen. Dieses Video hilft bei der Auffrischung dieser wichtigen Einstiegsfrage:
Die Angst, den eigenen Job an eine Maschine zu verlieren, ist oft ein wesentlicher Grund, warum Menschen der Digitalisierung skeptisch gegenüberstehen. Das ist einerseits kein Hirngespinst, sondern eine natürliche Reaktion auf den technologischen Wandel. Denn schon oft hat die Geschichte gezeigt, dass so etwas theoretisch passieren kann. Gerne wird der elektrische Webstuhl als Beispiel dafür genannt.
Doch die Realität sieht trotzdem etwas anders aus, denn Maschinen und Algorithmen nehmen selten ganze Jobs weg, sondern automatisieren Aufgaben, die ohnehin niemand vermisst. Dieses Narrativ sollten Unternehmer wählen, wenn sie merken, dass die Skeptiker die Oberhand gewinnen könnten.
Auch die vermeintliche Sorge, mit der neuen Technik überfordert zu sein, hält viele zurück. Moderne Technologien können einschüchternd wirken, vor allem, wenn sie abstrakt präsentiert werden. Hinzu kommt bisweilen eine regelrechte Abwehrhaltung und in jedem Team gibt es jemanden, der die Frage stellt: „Warum sollten wir etwas ändern, das doch seit Jahren super funktioniert?“
Solche Fragen sind berechtigt, denn Menschen hinterfragen gerne den Nutzen, bevor sie Zeit und Energie investieren. Es bleibt auch das ungute Gefühl, dass IT-Fehler mit dem damit einhergehenden Datenverlust deutlich anfälliger sein könnten als die guten alten handschriftlichen Notizen.
Statt auf Konfrontationskurs zu gehen, sollten Chefs lieber einen verständnisvollen Weg wählen. Wenn man einmal seine Mitarbeiter verliert, wird es sehr schwierig, seine Ideen in der Folge durchzusetzen. Wer keinen Abnutzungskampf austragen möchte, sollte daher langsam und mit Feingefühl vorgehen.
Die Vorteile der Digitalisierung für Mitarbeiter und Unternehmen betonen
Wer hat schon Lust darauf, jeden Monat dieselben langweiligen Listen zu pflegen und dabei monotone Arbeit zu verrichten, die längst automatisiert werden könnte? Die Möglichkeiten der Digitalisierung nehmen solche Aufgaben ab und machen den Arbeitsalltag entspannter. Wird diese Message an die Mitarbeiter kommuniziert, kann das die Bereitschaft zur Akzeptanz der schrittweisen Digitalisierung deutlich steigern.
Gute Beispiele dafür, wie die Digitalisierung zur Erleichterung des Tagesgeschäftes beitragen kann, gibt es viele:
- Digitale Notizen mit Evernote oder Microsoft OneNote ersetzen das ständige Kramen nach Zetteln und sind immer griffbereit – sogar vom Smartphone aus. Und das Problem der unleserlichen Handschrift der Kollegen ist damit auch gelöst.
- Zebra Barcode Scanner im Lager sparen Zeit, verhindern Fehler und räumen ein Stück weit das Chaos aus dem Weg. Mitarbeiter möchten hören, was für Vorteile sie erwartet – und nicht, welche Umstellungen auf sie zukommen, die ungemütlich wirken könnten.
- Kollaborationstools wie Slack oder Microsoft Teams machen Schluss mit kilometerlangen E-Mail-Ketten. Teams arbeiten fokussierter, effizienter und sparen dabei noch Zeit, die für spannendere Aufgaben eingesetzt werden kann.
Flexibilität ist ein weiteres Argument, das so manche Mitarbeiter überzeugen dürfte. Mit digitalen Tools wird das Arbeiten von überall möglich. Das stärkt die Home-Office-Kultur, die für viele Menschen ein Grund geworden ist, zu einem Arbeitgeber zu wechseln, der dies ermöglicht.
Gleichzeitig machen moderne Technologien den Einstieg inzwischen oft leichter als gedacht. Ob Touchscreens oder benutzerfreundliche Apps – vieles funktioniert intuitiv, wenn man sich als Mitarbeiter darauf erstmal einlässt. In einer Übergangsphase können Unternehmen es ihrem Personal vielleicht sogar freistellen, wie intensiv jeder einzelne die neuen Möglichkeiten nutzen möchte.
Eine Warnung sollte jedoch ausgesprochen werden: Digitalisierung ist keine Laune der Führungsetage, sondern eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Unternehmen, die früh investieren, sichern nicht nur ihre Marktstellung, sondern auch die Arbeitsplätze ihrer Mitarbeiter. Sollten Mitarbeiter sich standhaft weigern, diesen Weg mitzugehen, muss dies unter Umständen personalpolitische Konsequenzen haben.
Unterstützung der Mitarbeiter auf dem Weg zur Digitalisierung
Es kann sich definitiv lohnen, im Vorfeld ein offenes Ohr für die Wünsche der Mitarbeiter zu haben, bevor diese mit Tatsachen konfrontiert werden. Wird das eliminiert, was viele im Arbeitsalltag stört, ist das vermutlich das beste Argument für die Digitalisierung, das es geben kann. Greift man hingegen stark verändert in die etablierten Routinen ein, könnte für manche der Wandel zu radikal sein, sodass die entsprechenden Mitarbeiter erstmal abblocken.
Hier kommen einige praxiserprobte Ansätze, die sich bei diversen Unternehmen bewährt haben, um skeptischen oder gar ängstlichen Mitarbeitern die Sorgen zu nehmen, die mit der Digitalisierung verbunden sein können.
#1: Schulungsangebote und persönliche Entwicklung
Niemand wird als Experte im Umgang mit modernen Tools geboren. Genau deshalb sind Schulungen so wichtig. Dabei geht es nicht darum, Mitarbeiter mit Fachbegriffen zu erschlagen, sondern ihnen praktische Fähigkeiten an die Hand zu geben.
Workshops und Trainingsprogramme können individuell gestaltet werden, um den unterschiedlichen Kenntnisständen gerecht zu werden. Digitale Lernplattformen ergänzen dieses Angebot perfekt. Sie bieten die Möglichkeit, in eigenem Tempo zu lernen, sei es durch Videos, Tutorials oder interaktive Übungen. Große Softwareanbieter, wie z.B. SAP, haben Angebote entwickelt, um die Einführung neuer Lösungen im Unternehmen zu vereinfachen.
Es geht darum, dass Mitarbeiter die Technologie aktiv nutzen können und sich im Umgang mit dieser sicher fühlen. Wenn die Hemmschwelle erst einmal überwunden ist, kann der Gewinn an Selbstvertrauen ein echter Booster für die Motivation sein. Dass der Umgang mit einer bestimmten Software erlernt wurde, kann auch ein Glanzlicht für den Lebenslauf sein.
#2: Praktische Unterstützung und eine offene Fehlerkultur
Niemand in der Firma sollte sich allein gelassen fühlen, wenn die ersten digitalen Stolpersteine auftauchen. Mentoren oder Ansprechpartner innerhalb des Unternehmens sind wertvolle Hilfen, die nicht nur technische Fragen beantworten, sondern auch praktische Tipps geben können. Führungskräfte sollten einen guten Teil ihrer Zeit hierfür einplanen.
Genauso wichtig ist ein gut erreichbarer technischer Support, der schnelle Lösungen bei größeren Problemen bietet. Das löst zwar Kosten aus, die aber langfristig durch Effizienzgewinne wieder eingespielt werden sollten.
Eine offene Fehlerkultur sorgt zudem dafür, dass das Experimentieren mit neuen Technologien nicht zum Angstfaktor wird. Fehler sind kein Weltuntergang, sondern stellen immer eine Lernchance dar. Diese Einstellung zu fördern, schafft ein Klima, in dem Innovationen willkommen sind und Mitarbeiter Mut fassen, Neues auszuprobieren.
#3: Die Digitalisierung schrittweise in die Unternehmenskultur einbeziehen
Digitalisierung kann nicht einfach verordnet werden, sondern sie muss Teil der Unternehmenskultur werden:
- Entscheidungen sollten nachvollziehbar erklärt werden
- Mitarbeiter sollten aktiv eingebunden werden
- Feedback-Runden veranstalten
- regelmäßige Updates und Best Practices
Diese Maßnahmen zur Einführung neuer Technologien fördern Vertrauen und Verständnis. Erfolgsgeschichten aus der eigenen Organisation können dabei ein mächtiges Instrument sein. Kaum etwas überzeugt mehr als ein Kollege, der bereits von einer neuen digitalen Lösung profitiert hat. Wenn solche Geschichten geteilt werden, entstehen positive Dynamiken, die auch die größten Skeptiker neugierig machen.
#4: Motivation durch kleine Erfolge und klare Visionen
Große Veränderungen brauchen Zeit. Statt mit der Tür ins Haus zu fallen, hilft es, die Digitalisierung erstmal in kleinen Schritten einzuführen. Pilotprojekte in Teams oder einzelnen Abteilungen können als Testlauf dienen, bevor der große Rollout beginnt. Jeder Erfolg, sei er noch so klein, stärkt die Überzeugung, dass der Wandel funktioniert. Das kann sogar die Zweifler mitnehmen.
Langfristig ist eine klare Vision entscheidend. Digitalisierung sollte nicht als bloßer Selbstzweck erscheinen, sondern als Teil einer größeren Strategie, die den Nutzen für Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen deutlich macht. Wenn die Ziele greifbar sind (z.B. Fehlerreduktion, höhere Effizienz oder einfach ein entspannterer Arbeitsalltag) wird der Weg dahin umso leichter akzeptiert.
Fazit: Die Digitalisierung klappt nicht, ohne die Mitarbeiter mitzunehmen!
Digitalisierung sollte weder als Bedrohung noch als Wundermittel aufgefasst werden. Manchmal haben Mitarbeiter vielleicht sogar recht, wenn sie skeptisch sind und die Vermutung äußern, dass eine bestimmte Digitalisierungsmaßnahme nicht zu Effizienzgewinnen führen könnte.
Als Chef ist man in dieser Situation gut beraten, eine offene Diskussion zu führen, statt neue Prozesse von oben herab zu diktieren. Denn wenn die Menschen hinter den modernen Technologien nicht mitspielen, bleibt der erfolgreiche Wandel aus.
Doch wenn Unternehmen eine unterstützende Kultur schaffen, klare Vorteile kommunizieren und Raum für Lernen und Ausprobieren bieten, wird der digitale Wandel zwar nicht von allen mit offenen Armen empfangen, aber die Chancen dafür steigen.
